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采购人需要代理“多面手”
日期:2022-05-30   来源:中国政府采购报

 

采购人需要代理“多面手”

 

 

 

编者按:在代理机构选择方面,采购人有很大的自主选择权,但面对如今数量庞大的代理机构群体,采购人该如何用好手中的自主权,从而作出最优选择?对此,我报邀请了两位业内人士从代理机构的角度谈谈看法,供相关人士参考。

■ 朱诚

根据国家“放管服”改革要求,自2014年起,政府采购代理机构执业不再需要资格认定,财政部门对代理机构实行登记管理,随之相伴的是代理机构数量的激增。虽然法律赋予采购人自行选择的权利,但在实践中,采购人出于对廉政风险的考虑、对代理机构能力的考察等原因,通常会借鉴招标采购的方式,通过比选,从报价、业绩、人员结构与数量、招标方案、场所等方面进行综合比较,作出评判,最终选择出适合自身需求的代理机构。那么,实践中,如何在众多的代理机构中作出选择?具体需要考虑哪些因素?笔者试作一些简单的探讨供业界参考。

代理机构的服务内容

专门的招标代理业务是我国在特定历史时期的产物。近年来,随着政策的放开,除了一些能紧跟时代步伐,积极向深层次专业型服务商转型的代理机构,市场上大部分代理机构都提供着较为同质化的服务内容。

代理机构可以提供的服务内容大概包括以下几个方面:

保证项目采购流程合规。现阶段对代理机构最基本、最主要的要求是流程合规,接受采购人的委托,代表采购人组织好政府采购工作,依法依规完成采购工作,实现物有所值的采购目标。

编制招标文件,拟定采购合同。最简单的做法是套用标准文件,把采购人提供的需求文本与合同文本粘贴到标准文件中,简单调整后即可完成。但正确的做法应当是根据采购人的采购需求,通过自身的能力和经验组织编写满足采购需求的采购文件和责权清晰、便于执行的合同条款。在工程项目中,很多具备相关造价经验的代理机构还可以编制工程量清单和招标控制价。

为采购人规划采购方案。执行相关流程,编制采购文件,拟定采购合同,这是最基本的服务内容,在此基础上,结合采购人的需要以及代理机构的能力,代理机构可以提供一些更深入的服务内容。比如,在条件允许的范围内,规划采购方案,设计评审办法,提高效率,最终提供质量合格、服务完善、价格有竞争力的采购服务。

组织验收。验收是采购活动的重要环节,有个别供应商在投标环节随意承诺,但因为价格调整等原因,又在供货质量上大打折扣。因此,对于特殊标的物,需要从生产环节到交货环节的不同阶段组织验收,满足采购人对质量和交货期的要求。代理机构的经验和能力往往比采购人更丰富,在必要的情况下,可以代表采购人完成组织验收工作。

项目全周期各阶段服务的挑选和整合。现在有些采购人需要代理机构提供更多的延伸服务,如,需求的调查、起草,价格的估算,供应商信息的调查等。采购工作从采购意向开始,到最后完成验收投入正式使用,有很多琐碎的环节构成。在代理行业转型发展时期,代理机构可以根据自身优势,以点带面,不断拓展自身的服务范围,增加服务附加值,促进代理服务升级。

招标代理机构为何能“委以重任”

作为采购人,需根据项目准备情况,决定哪些工作由自己完成,哪些工作委托给代理机构,这期间需要考虑以下几个因素:

采购人自身的采购经验。采购人以往是否有类似项目的采购经验?是轻车熟路还是首次尝试?如果采购人经验不足,就需要代理机构的经验支持做好本次采购。

采购人对采购文件的实际要求。到了要委托代理机构的阶段,采购人已经完成了需求调查,并编写了技术参数,但不同采购人的完成程度不尽相同,需要代理机构提供的服务内容也不同。比如,有的采购人买某种产品,各种规格参数已经写得很清晰了,可以直接用于编制采购文件。但是,有的采购人在采购需求方面准备得并不充分,比如,买家具、服装等定制生产的产品,或者项目负责人是个初来乍到的“小白”,第一次负责这种产品的采购,这就需要代理机构帮助其细化采购标的物的需求描述,包括材质要求、做工做法、质量标准、检测和验收的方法等,还可能需要完善合同条款中针对这个项目的常规条款和特殊条款。

采购人组织验收。这取决于采购人内部是不是有专业人员能够独立完成验收工作。以家具、服装等标的物为例,正确的做法是需要在材料生产加工、成品的生产交货等多个环节组织验收,甚至还需要权威的第三方检测机构进行检测。对于这些繁杂的工作,采购人如何组织,也是在选择代理机构前需要确定的事项。

简要总结一下,代理机构按采购人的委托完成采购,为采购人分担不同采购环节中的工作,可以提高采购活动的效率和质量,也为采购人分担相应的责任,便于合同的履行。在采购人不熟悉或者没有过多精的情况下,委托给一家合适的第三方机构,是一个多方共赢的选择。一家综合实力比较强的代理机构,可以帮助采购人减少协调各项目参与方的成本,有助于提高效率、降低风险、保证质量。

如何评价代理机构的能力

各家代理机构的基础情况、发展阶段、具备的能力各不相同。如何评价一家代理机构的能力,主要从人员和公司两方面考虑。在人员方面,主要体现在一线工作的项目经理、项目助理身上,他们是直接为采购人提供服务的人员。在公司方面,一是多年来项目经验的积累,知识的储备和应用,以及工作方法、程序的不断改进和传承。二是后台的招标采购顾问、法律、财务、档案、信息化等多方面的支持人员,以及可以根据项目需求组织起来的专业技术人员。具体体现在以下几个方面:

项目经理和助理。代理机构的经验积累固然重要,但代理机构是否能提供令人满意的服务,关键在于拟承接项目的项目经理和助理,他们应该是恪尽职守、靠专业知识和经验为用户提供优质服务的人。需要采购人考察他们既往的业绩资料,并且通过面谈判断他们是否为值得信赖的人选。通常情况下,一个项目经理同时负责多个项目,更多的是靠经验指导和把关,很多具体工作是项目助理来负责。面谈中通过听取项目助理的工作设想、对可能出现的问题的提前谋划,从而选择最值得合作的伙伴。

代理机构的业绩。业绩是评判代理机构的一项重要标准。有些代理机构成立的时间较早,已经发展为综合型的代理服务机构,各方面业务发展比较均衡;也有一些特定行业的代理机构,比如,专门从事工程招标代理的公司,在刚进入政府采购领域时,对法律法规、风险的认识和把控程度有所欠缺,这种情况下,业绩就显得尤为重要了。

对项目所在地法规、程序的熟悉程度和学习能力。现阶段,各地对采购流程的要求略有不同,且在不断更新,为了项目的高效运行,代理机构对项目所在地程序的熟悉程度也是项目能否顺利进行的前提条件,这就要求代理机构学习了解当地的要求,随时关注变化,及时学习和跟进。笔者认为,这方面也可以纳入代理机构的考察因素。

编制采购文件的能力。把标准文件按项目需求修订并进行补充完善,对潜在投标人的资格准确描述,起草合同条款,协助采购人进行需求调查、编制需求文件,工程项目可能还需要编制工程量清单和招标控制价,根据项目的标的、市场竞争情况有针对性地设计和编制项目的评审办法。这需要项目负责人和助理熟悉法规、熟悉采购标的物所处行业,同时对采购知识有足够的积累,能够根据市场竞争情况编制采购文件而不是对标准文件进行简单套用。

以拟定合同条款为例,有的代理机构具备国际贸易的能力和经验,他们可以代理采购人完成进口产品的进口审批,在编制招标文件、合同条款时亦能考虑到付款、关税、清关、到货等后续合同执行因素,此种情况下,采购人与投标人之间的工作范围划分清晰连贯,责任与权利相对应。

对潜在供应商调查评估的能力。在对采购人的延伸服务中,有一些采购人希望代理机构能够对潜在供应商的产品、财务状况、生产能力等方面作出调查评估,给采购人出具参考意见。

方案规划能力。对于很多常规项目,采购人已经准备得比较充分了,只需要代理机构按部就班操作就可以了。但是,有些项目是要实现特定目标的,对此,不同能力的代理机构会规划出完全不同的采购策略,进而影响采购结果的优劣。

协调沟通能力。一个采购项目涉及多方当事人,协调沟通能力是代理机构应当修炼的基本功。

风险管控能力。代理机构应对项目采购失败风险进行预判,对潜在供应商及所在行业全面了解,对同类产品招标容易出现质疑投诉的风险提前规避,要考虑问题发生时、发生后的处理方案,尽量将影响降到最低。

研究能力。包括法律、流程、供应商、需求等方面数据的发现、积累和使用。在大型综合性采购项目中,一家有研究和创新能力的代理机构更能通过咨询服务为采购人创造价值。

通过以上三方面的探讨,笔者分析了代理机构的工作内容以及做好这些工作所需要的能力,采购人要结合自身需求来决定考察代理机构哪些能力,最终选择出合适的代理机构。

(作者单位:北京国际招标有限公司)

 

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