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实务解析 | 国有企业采购流程外风险防控管理实践
日期:2022-06-06   来源:《招标采购管理》2021年第12期

编者按:

全流程的招标采购涉及采购计划制订、供应商选择、合同签订和执行、货物检验、货款支付等一系列环节,每个环节都存在风险点。本文介绍了中国移动通信集团陕西有限公司梳理采购全流程内、外部风险,聚焦采购流程外的评审专家、招标代理机构、供应商、质量检测机构“四类人群”开展流程外采购风险防控工作的经验和成效,对相关企业进一步优化和完善全流程风险防控体系有一定的借鉴作用。

近年来,随着企业对招标采购流程中的风险管控手段逐步落实到位,发生在采购部门管控范围内的采购风险得到了有效控制,招标采购活动的规范化水平逐步提高。但是,从各类审计和检查结果来看,发生在采购流程外的问题仍较多,流程外风险日益凸显。为此,中国移动通信集团提出了加强采购流程外风险防控的要求。为贯彻落实集团要求,中国移动通信集团陕西有限公司(以下简称公司)拓展采购风险防控广度和深度,对采购全流程风险开展全面梳理和评估,根据评估结果,将采购风险管理重点从前期关注内部流程、内部角色风险防控转向关注整个供应链全流程、全角色风险防控。

2020年起,公司聚焦采购流程外的评审专家、招标代理机构、供应商、质量检测机构“四类人群”,开展流程外采购风险防控工作。针对“四类人群”共梳理出24个风险点,制订32项防控措施,构建起全流程采购风险防控机制,并在采购实践中投入应用,取得了很好的管理成效。

全流程、全角色、全方位风险识别

(一)全方位风险识别和评估

全流程、全角色、全方位对招标采购内、外部风险进行全面梳理,建立风险评价指数体系,对采购流程的各个环节、各个角色进行风险强弱识别,构建涉及角色的风险指数体系,开展综合评估。

寻源采购全流程共涉及13个主要流程节点(见图1),每个流程节点中每个角色参与程度不同,发生风险行为的数量和产生的负面影响也不同,需根据风险种类、风险影响程度强弱等因素进行分类量化评估。经评估,采购流程内风险指数43,流程外风险指数41,流程外风险与流程内风险势均力敌。自2020年起,公司调整了风险管理思路,在巩固前期流程内风控成效的基础上,着重加强了流程外风险管控,聚焦“四类人群”,有针对性地开展了采购风险管理工作。

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(二)“四类人群”主要风险

1.评审专家的风险

主要包括业务水平不扎实,不能严格按照评审办法进行评审导致评审失误,影响采购结果,造成采购方和投标方损失;评审专家泄露评审机密,引发不必要的异议或投诉;采购专家法律意识不强,受业主指示或接受供应商利益进行倾向打分,造成廉洁风险。

2.代理机构的风险

主要包括代理业务水平和服务能力不足,在组织采购实施过程中未按照国家标准法规或公司制度办法开展采购工作,致使采购操作出现失误;在受理供应商异议过程中,未按规定时限进行回复,造成异议升级;代理机构违规设置倾向性条款,干扰评审、泄露评审结果,造成廉洁风险。

3.供应商的风险

主要包括在投标或中标履约过程中弄虚作假,骗取中标,给采购人造成重大损失;在后期履约过程中不按招标文件和投标文件标准提供合规的产品或服务等。

4.检测机构的风险

主要包括缺乏专业的检测能力或检测过程不合规导致出具错误的检测结论,给采购人生产经营带来巨大的损失;检测机构人员与供应商勾结,泄露检测结果,获取非法利益,或人为的出具虚假检测报告,造成廉洁风险等。

聚焦四类人群,强化流程外风险管理                         

(一)评审专家管理

评审专家是采购活动中最重要的参与者,是采购过程高风险人群。如何做好评审专家管理,有效防范和规避专家在采购评审活动中风险行为的发生,对于确保采购过程合法合规,采购活动廉洁健康至关重要。公司按照“严入库”“重考核”“强激励”“重处罚”的管理思路,多措并举不断提升评审专家水平,防范评审工作过程中可能出现的风险。

1.建设高质量的专家队伍

严把评审专家入库关,保证专家水平质量。在公司采购物流系统(LIS)中上线使用专家入库申请审批流程,申请入库的评审专家必须在线上学习专家应知应会相关知识后,经专家认证考试合格,并经所在部门领导审批方可入库。同时,对存量专家开展在线认证考试,考试不合格专家和长期不出席评审活动的沉默专家将进行出库处理。开展专家评审纪律考评等系列整治活动,锻造高质量评审专家团队。

2.评审全过程监控

建设和使用省内开评标监控系统(PMS),实时记录专家评审过程数据。评审过程全程录音录像,通过人脸识别对评审专家身份进行有效识别和管理。评审过程中,由PMS自动记录评标总时长,迟到早退情况,进出评标室的时间、时长、次数等数据,平台具备对专家不规范的行为进行智能捕捉和提醒功能,自动统计相关数据为专家履职考评提供依据。 

3.建立专家积分体系

公司建立专家积分体系,评审专家可通过参加采购项目评审取得相应积分,积分可通过公司积分兑换平台兑换员工公休假、业务培训、实物商品和虚拟权益等。在专用评标室评审时,PMS可自动识别专家身份、专家评审项目名称、评审时长等信息,系统与LIS系统对接,实现自动计算专家积分。参加集团公司和其他运营商的评审项目,专家还可以通过LIS线上自助提交评审证明,经评审专家管理员审核后,即可获得相应评审积分。专家积分系统和积分兑换平台的使用,极大地激发了评审专家参与项目评审的积极性,评审活跃度明显提升。

4.加强考核落实退出机制

按年度定期开展评审专家资格认证继续教育,对存量评审专家,在公司OA系统上向全省专家推送专家资格认证继续教育学习资料,学习完成后进行在线考试,考试通过后方能保留专家资格。未通过者可申请一次补考,补考不通过的取消专家资格清理出库。专家评审纪律管理方面,使用开评标视频监控系统自动收集专家在评标过程中迟到、早退、中途多次离场等情况,系统对评审现场发现的不合规现象进行告警,将警告信息同时推送公司专家管理员,违规次数达到一定数量暂停专家资格,情节严重的按照公司评审专家管理办法从专家库予以清退。

(二)招标代理机构管理

招标代理机构参与采购全流程80%以上的工作,在全风险管控体系中,有16个风险点,风险指数为“强风险”,在流程外风险中占比最大,是流程外风险管控的重中之重。为此,公司从增强智慧化水平、增强协同能力和强化考核落地等三个方面入手,推动招标代理机构的合规操作、高效协同,降低招标代理管理风险,保障和支撑采购活动高效运行。

1.增强智慧化能力

开发和应用公司自行研发的智能化辅助开标工具,实现开标大会全程语音智能化主持、自动化唱标,极大地减少了人为失误,提升了开标效率,降低了开标现场由于人为原因造成的风险。开发和使用结构化采购方案、结构化采购文件辅助编制工具,在提高采购方案、采购文件编制效率的同时,彻底根治了采购文件与采购方案内容不一致等采购工作中常见和多发顽疾,招标代理机构采购合规方面的风险得到了有效管控。

2.增强协同能力

定期组织招标代理机构召开采购业务沟通和案例分析会,通报代理机构近期工作中发现的问题,开展典型案例分析和最新法规、政策学习,在采购实践中不断提升整体业务水平。2020年至今组织召开采购代理沟通会10次。组织举办采购与招标知识大赛,公司采购人员与代理机构人员联合组队参赛,进一步提升招标代理人员业务技能,强化采购经理与代理机构人员的协同,不断增强采购风险的主动防范能力。同时,公司开展代理机构从业人员全员认证工作,招标代理机构驻场业务人员全部实行持证上岗,为采购活动规范高效奠定了基础。

3.加强闭环管理

进一步厘清代理机构与公司采购经理的分工边界,强化采购经理对代理机构的现场管理,制订下发公司《采购实施现场管理规范》,避免采购实施现场管理中发生的风险。使用信息化手段,推进“项目考核+季度考核”的双重考核机制,对招标代理工作质量开展实时评价和周期性评价。招标代理机构发生不合规行为或违约情况时,严格合同约定和考核结果,对代理机构采取奖励或扣减份额、扣除履约保证金、暂停业务委托直至终止合同等处罚措施,有力地防范了招标代理机构带来的各种风险。

(三)供应商管理

供应商是采购活动另外一个重要参与者,对供应商的风险管理成效直接影响着采购效率和采购质量,对公司生产经营活动影响重大。在供应商管理方面,公司秉承管服结合的原则,通过线上线下协同,构建创新型的供应商管理机制,实现供应商多维度协同,践行全过程风险管理。

1.增强供应商过程管控能力

全面应用围标串标分析功能。积极推广使用信息化系统,全面应用集团公司大数据平台对投标文件进行围标串标分析。2020年以来,已对近300个公开类采购项目进行了数据分析,在20多个项目中发现疑似问题,7个项目最终被认定为多个供应商围标串标。该功能的全面应用,极大地震慑了不法供应商,防范了供应商围标串标风险,良性健康供应链生态逐步形成。

供应商负面行为实现信息化管理。根据公司《供应商管理办法》规定,对供应商的负面行为进行分级,按照负面行为等级进行差异化管理。管理手段包括列入负面行为供应商名单、不退还投标保证金、在中国移动通信集团采购招标网上进行公示、禁止参与公司项目一至三年等措施。在LIS系统中增加供应商围标串标、无故放弃中标等负面行为管理功能,建立供应商负面行为从发现、认定、审批、公示、应用的全流程信息化管理体系。打通LIS与PMS接口,将LIS系统负面行为清单实时传送至PMS系统。在PMS辅助评审过程中对投标供应商负面行为进行自动核查,识别供应商负面行为信息,避免人为疏漏造成不良供应商进入评审端,提升评审效率和质量。

开展供应商分级管理。为进一步提高集中采购供应商管理水平,公司建立起了供应商评价和激励机制,开展了供应商分级管理,推动供应商管理向双赢模式转型。公司选定试点产品,对多个产品的供应商进行了综合评估,根据评估结果对供应商进行分级。综合评估指标体系由“日常履约”“合作规模”“财务实力”等模块组成。供应商分级最终输出的成果符合该产品供应商的实际情况,达到预期管理效果。后期将根据供应商等级不同,开展减免投标保证金、履约保证金等差异性管理举措,推动供应商良性闭环管理。

2.增强支撑服务能力

定期开展供应商接待日活动。邀请合作供应商及潜在供应商参加,进行面对面的沟通和交流,开展深度合作,推动实现多方共赢。2020年以来已成功举办3次供应商接待日活动,供应商定期沟通机制全面落地。

定期组织供应商“去项目化”培训。2019年起,公司每年一次定期组织供应商开展“去项目化”培训,所谓“去项目化”培训是指与具体项目无关,针对供应商投标和中标后合作流程和注意事项进行培训。受疫情影响,2020年、2021年的供应商培训采取远程视频会议形式进行。培训针对投标过程中常见热点、焦点问题进行深入分析和讲解,消除沟通壁垒,提高协同效率,缩短回款周期,努力打造绿色健康、合作共赢的供应链新生态。 

发挥微信公众号的作用。充分利用“陕西采购服务平台供应商平台”微信公众号,畅通信息沟通渠道,发布供应商关注的公司采购动态和采购项目信息。通过公众号开展调查问卷,及时了解和掌握供应商需求,不断向供应商提供丰富实用的资讯信息,推行公开化采购,最大可能地防止由于沟通不畅产生的质疑和投诉风险。

3.强化供应商信息化协同能力

公司供应链系统已于2020年4月实现了与华为公司信息化系统对接,目前华为公司的采购订单已全面实现电子签章,订单流转双方全程可视,供应商信息化协同能力不断增强。对于其他有意向进行信息化协同的供应商,可通过公司供应商B2B门户实现采购订单确认、接收和电子签章等功能。后期还将实现供应商自助发起结算报账等功能,进一步增强信息化协同能力。供应链系统协同在大大缩短订单签署周期的同时,合同、订单签署过程中的风险也得到了有效地管控。

(四)检测机构管理

检测机构是采购产品质量管理的守护者,对保障公司通信网络质量、业务发展作用举足轻重。针对产品质量检测机构特点,公司采用深化协同、强化过程管控、推行A、B样送检等手段开展质量检测全过程管控,推动全流程风险管理体系在质量检测工作中全面落地。

在协同方面,与合作检测机构签署廉洁承诺书,不定期派驻质量检测员前往合作检测机构对检测过程进行监控,后期考虑安装视频监控设备进行远程实施监督。中国移动西北大区物流中心由公司管理,公司与专业检测机构合作建立联合质检实验室。目前实验室已拥有检测仪器仪表近20种,可以测试指标100多个,覆盖20余类产品。在检测产品送检监督方面,推行样品寄送前封样拍照留存,检测机构收到样品后双方对比确认,防止掉包。全面推行同一批次产品A、B样送检,对于结果不一致的产品进行对比分析,给质量检测加上了“双保险”。应用“云抽检”方案,使用“光感追货宝”“蓝葑”等信息化工具,实现样品在途可管可控,彻底杜绝了送检样品送检途中的掉包风险。

采购流程外风险管控展望

未来,公司还将不断强化采购流程外风险管控能力,运用新技术、新方法、新手段,深入开展采购风险防控工作,筑牢流程外风险防控的篱笆。在评审专家管理方面,优化和改进专家评审过程违规行为、违规语音智能警示系统,实现在线化、智慧化监督管理,有效防控专家评审过程中违规风险;在代理机构管理方面,引入专业审计机构开展代理机构代理业务专项审计,重点对代理业务流程中供应商报名、开评标现场管理、代理费用收取、评标费发放等高风险环节开展风险管理审计,对代理机构涉及业务风险进行有效管控;在供应商管理方面,明确供应商分级标准、分级流程,完善激励措施,同时深入推动供应商负面行为管理措施落地,震慑不良供应商,净化营商环境;在检测机构管理方面,建设可视化的质量检测管理平台,对自建和第三方检测机构的检测过程、检测结果进行统一管理,不断完善检测风险防控手段。

 

作者:程建宁

作者单位:中国移动通信集团陕西有限公司

来源:《招标采购管理》2021年第12

 

 

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