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实务解析 | 基于人工智能的标准招标文件编制思路
日期:2022-06-16   来源:《招标采购管理》2021年第12期

招标文件作为招标投标全过程中的重要文件,其质量的高低直接决定了招标采购工作的成败。如何持续提升招标文件的质量,是招标代理行业关心的核心问题之一。目前,招标代理行业的通用做法是将人工编写的标准招标文件作为招标文件的基础,但人工编制的标准招标文件目前普遍存在编制速度慢、更新不及时、管理不精细等问题,随着自然语言处理、机器学习等人工智能技术的发展成熟,采用智能编制和更新的手段成为可能,中国神华国际工程有限公司作为具备复杂业务形态的大型招标代理机构,也在积极探索利用人工智能技术编制和更新标准招标文件的新手段和新方法。

人工智能技术日趋成熟,在文本推荐、文本对比、文本生成等场景应用中均有良好表现,同时也广泛应用于司法、证券等需要处理大量文字信息的行业。招标代理行业作为需要处理大量文字信息的典型行业之一,经过多年的信息化建设,已经积累了大量的数据,因此向智能化转型是大势所趋。推进招标代理行业的智能化转型,已经成为各个公司提升工作效率和管理水平的新手段。

中国神华国际工程有限公司(以下简称工程公司)已实现了对煤炭、火电、水电、运输、新能源、化工、科技环保、金融八个产业板块的全覆盖,每年能够顺利完成10000多个项目的招标工作。项目经理编写招标文件工作压力大,易出错,虽然通过人工编制标准招标文件的方式在一定程度上能够提升招标文件的质量,但仍存在诸多限制,因此工程公司通过引入人工智能技术,解决人工编制费时费力、精细化程度不高和更新困难等问题。

当前标准招标文件编制存在的问题

(一)业务复杂程度高,人工编制标准招标文件费时费力

标准招标文件编制工作复杂,严重依赖专家经验。在编制法律部分的过程中,编制人员需要阅读大量的国家法律、集团管理制度、行业标准等文件,要求编制人员对法律、制度和标准熟悉程度高;在编制经济技术部分的过程中,由于工程公司招标范围涉及多个不同行业,要求编制人员在标的物专业方面有丰富的经验;因此,每次人工编制工作,需要动用大量的专家力量。但因为工程公司积累的数据资产和专家经验未沉淀成结构化的数据,所以无法为新标准招标文件编制所用。

工程公司招标涉及八个产业板块,标的物种类超过上万种,人工编制标准招标文件的方法无法做到为每个标的物编制一套标准招标文件。从目前情况来看,一次编写几百套标准招标文件的工作量需要30人以上的团队投入大半年时间才能完成,耗时耗力。

(二)缺乏系统化解决标准招标文件中法律、管理和经济技术问题的手段

标准招标文件的内容一般包含法律、管理和经济技术三个部分,在编制标准招标文件时,会参考大量的法律文件、管理制度和标的物历史招标文件,但目前在标准招标文件中无法有效地区分这三类问题,导致管控粒度不够精细化。

(三)人工更新标准招标文件困难、工作量大,无法做到及时更新且易出错

标准招标文件更新时效性低,质量和速度不足以满足业务需求。首先,人工修改标准招标文件工作量大。编制标准招标文件所用到的法律、管理和经济技术内容修改后,已经编制好的标准招标文件无法做到自动更新,需要手动修改,标准招标文件数量越多,修改难度越大。其次,标准招标文件的内容之间存在关联关系,人工修改容易遗漏和出错。最后,人工修改标准招标文件的工作方式存在不及时的问题,生成标准招标文件用到的法律、管理和经济技术文件变更后,人工方式无法及时发现标准招标文件需要变更的内容。

基于人工智能的标准招标文件编制解决方案

(一)基于标准化金字塔理论,作为标准招标文件编制的理论基础

标准化金字塔是结合工程公司实践经验,基于标准化理论和金字塔结构提出的创新理论。金字塔结构是一种分层的结构。工程公司在编写招标文件时,经常需要区分和处理法律、管理和经济技术三类问题。为了更好地区分这三类问题,将标准化金字塔分为三个部分,分别是金字塔底层的法律部分,金字塔中层的管理部分和金字塔顶层的经济技术部分(见图1)。

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1.法律部分包含招标公告、投标人须知、合同条款、投标文件格式等内容,法律部分的问题将会影响到所有的招标文件,影响范围最大,故法律部分位于金字塔底层。

2.管理部分包含评标办法和权重信息。管理部分影响到其适用的标的物种类,影响范围居中,故管理部分位于金字塔中层。

3.经济技术部分包含业绩要求、评标内容分值、报价要求以及技术要求等内容。经济技术部分只影响具体的标的物,影响范围最小,故经济技术部分位于金字塔的顶层。

标准化金字塔理论是标准招标文件编制的基石,为标准招标文件编制的技术架构指明了方向,能够增加标准招标文件的管控粒度,对标准招标文件做到精细化管理。

(二)采用模块化的设计思想组合生成标准招标文件

采用模块化的设计思想,将法律、管理和历史招标文件拆解成可复用的模块。模块是有完整语义的独立单元。模块既可以是文件的一个章节,也可以是文件的一个段落,也可以是一个条款或者一个标的物信息(包含标的物名称、属性、参数等)。模块由名称、标签属性(以下简称标签)和操作方式三个关键信息组成(见图2)。

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模块的名称是该模块的唯一标识。

模块的标签是该模块的分类。模块的标签可以分为多种。如为了实现控制,可以为模块标记法律、管理和经济技术标签;为了区分模块适用的属性,可以为模块标记监理、勘察、设备、材料、施工、设计、服务标签;为了区分模块适用的评标方法,可以为模块设定综合评估法、最低评标价法标签;为了区分模块的类别,可以为模块设定标的物分类体系大中小类标签。总之,模块的标签可以根据工程公司的业务情况,进行灵活设计;生成标准招标文件时,可以根据输入的不同标签,组合生成标准文件。

模块的操作方式是工程公司对该模块的管控要求,主要包含以下六种。

1.引用:该模块需要不加修改地使用。

2.补充:在该模块原有内容不变的基础上,增加一些内容。如补充技术要求、资格要求、合同专用条款等内容。

3.细化:该模块原文已有规定,在原规定下对子条款进行细化,如评标办法评审因素和权重已经确定,填写评标标准就是细化。

4.修改:该模块内容可以被修改。

5.选择:该模块内容包含多个选项,需要选择其中一个。如存在AB条款,要从中选择。

6.填空:该模块内容包含“_”,需要在招标阶段进行补充。

标准招标文件生成整体思路,如图3所示。

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标准招标文件生成过程分为以下三个步骤。

第一步,对基础文件和修订文件进行解构。文件解构工作是将所有的基础文件和修订文件均解构为模块,解构完成后,形成法律、管理和经济技术部分模块库。如《中华人民共和国标准设备采购招标文件》中要求,“第一章 招标公告”包含招标条件、项目概况与招标范围、投标人资格要求、招标文件获取、投标文件递交、发布公告媒介、联系方式7个小节,解构完成后会形成图4样式的模块。

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第二步,进行模块合并,并且标记属性、评标方法和分类等类型的标签。模块合并的目的是发现不同模块之间的异同,建立模块之间的层次关系,减少模块间的冗余,降低模块管理的难度。以“资质条件和业绩要求”模块为例,经过解构以后,发现监理、勘察和设计三个文件中该模块内容既存在相同的部分,也存在不同的部分。如图5所示,虚线部分是相同的内容,实线部分是不同的内容。

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此时,系统会合并模块的最大公共部分,作为“资质条件和业绩要求”模块的公共部分模块,再将不同部分的模块作为“资质条件和业绩要求”模块不同属性模块的子模块。模块合并完成后,会形成图6所示的4个模块,包含1个公共模块,3个个性模块,个性模块是公共模块的子模块。个性模块不能单独使用,后续使用时必须按照“公共模块+个性模块”的方式使用。

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以此类推,可以为每个模块进行打标签的操作,如可以为模块打上招标方式、评标方法和标的物分类体系大中小类等不同的标签。

第三步,重构生成标准文件。根据输入条件,从模块库中选择该条件适用的各个模块,重构生成标准文件。图7展示了“监理-标准文件”和“设备-标准文件”第一章的产生过程。

首先,输入“监理-标准文件”和“设备-标准文件”的条件,系统会从模块库中选取不同的模块,如图7所示,蓝色部分是法律部分模块,控制方式是引用,“监理-标准文件”和“设备-标准文件”这部分内容相同,因此系统会直接将该模块内容填写到2个标准文件中;而橙色部分是管理模块,“监理-标准文件”和“设备-标准文件”中的此模块不同,因此为监理和设备文件分别选择“资质业绩要求”的公共模块和各自的个性模块,作为两个文件该部分的内容。以此类推,通过模块组合的方式,最终生成完整的标准招标文件文件。

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(三)基于人工智能技术,辅助标准招标文件编制、更新和推荐

在标准招标文件生成过程中应用到的人工智能技术包括自然语言处理、机器学习等。利用词法分析、实体抽取、实体链接、语言模型等自然语言处理技术,可以实现解析招标相关法律文件,提取法律部分相关条款;解析集团管理制度,提取管理条款;解析招标文件技术部分,提取标的物技术参数;解析投标文件,提取投标文件的响应内容。通过人工智能技术辅助标准招标文件生成,能够有效减少人工工作量,缩短标准招标文件编制时间,解决标准招标文件编制费时费力的问题。

标准招标文件更新过程中,应用到自然语言处理、机器学习等人工智能技术。利用语言模型、词法分析、语义相似度等技术,可以建立标准招标文件与国家法律文件、国家标准文件、集团制度文件等多个文件之间的关联关系,当这些文件发生变化时,可以提示用户更新标准招标文件,提升更新迭代效率,解决更新不及时的问题。

工程公司有数万种标的物,人工无法完成为每个标的物的标准招标文件编制工作。当标的物还不存在标准招标文件时,系统会利用人工智能推荐技术,根据标的物的分类、参数、属性等信息,为其推荐近似的标准招标文件,供项目经理使用,减少项目经理从头开始编制新标的物招标文件的时间。

人工智能模型上线初期,生成和推荐的结果质量不高,需要人工审核生成的文件,并给模型进行反馈。随着人工的不断反馈,模型能够实现自我迭代,不断提升生成和推荐结果的质量,最终减少人工审核的时间,提升标准招标文件的生成速度

意义及成效

采用人工智能技术,辅助生成和更新标准招标文件,为工程公司向智能化转型提供了新手段和新方法,工程公司获得以下收益。

(一)提高编制标准招标文件的质量和数量,缩短标准招标文件编写周期

通过人工智能技术辅助生成标准招标文件,可以大幅度提升标准招标文件生成速度,提升标准招标文件编写质量。能够推荐最佳新标的物同类标准招标文件作为招标文件的基础,减轻项目经理从头开始编写招标文件的工作量。通过人工智能模型能够实现自我迭代,不断提升标准招标文件生成质量。

(二)实现标准招标文件分级更新,缩短标准招标文件更新时间

通过将标准招标文件明确标记成法律、管理和经济技术部分,实现标准招标文件分级更新。法律部分变更时,对历史所有标准招标文件进行更新;管理部分变更时,对管理部分影响的历史标准招标文件进行更新。经济技术部分更新时,对标的物相关的标准招标文件进行更新。

(三)促进工程公司加速向智能化转型

以工程公司标准招标文件编制和更新的具体业务场景为基础,探索出人工智能技术在各类业务应用的可能性,人工智能技术不仅可以用于标准招标文件编制和更新,还可用于标准招标文件检查、辅助评标、供应商筛查等多个具体业务场景,加速工程公司向智能化转型。


作者:葛湘丽  刘海涛

作者单位:中国神华国际工程有限公司

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